FOGALOMÉRTELMEZÉSEK
A fogalomértelmezések öt csoportban, azokon belül abc-rendben követik egymást
(KÖNYVTÁR, ÁLLOMÁNY, HASZNÁLAT, BEVÉTEL ÉS KIADÁS, SZEMÉLYZET).

KÖNYVTÁR

Alapterület 
A könyvtár teljes alapterülete, nem csak a könyvtári funkció céljaira szolgáló terület. A területet négyzetméterben kell megadni.

Felsőoktatási intézmény könyvtára
Könyvtár, amelynek elsődleges funkciója az egyetemek és más felsőoktatási intézmények hallgatóinak, oktatóinak, valamint szakmai állományának a kiszolgálása. Kiszolgálhatja a nagyközönséget is.

Fenntartó	
Az a szerv, vagy szervezet, amely biztosítja a könyvtári feladatok ellátásának személyi és tárgyi feltételeit.

Iskolai könyvtár 
Könyvtár, amely bármely típusú, felsőoktatási szint alatti iskolához tartozik, és amelynek elsődleges funkciója az, hogy kiszolgálja az ilyen iskola tanulóit és tanárait. Az iskolai könyvtár szolgálhatja a nagyközönséget is. Ez magában foglalja mindennemű, a felsőoktatási szint alatti oktatási intézmény könyvtárát és dokumentumgyűjteményét még akkor is, ha annak nevében felsőfokú intézmény típusára történik utalás (pl. továbbképző intézet, szakoktatási intézmény stb.).

Könyvtár
Szervezet vagy szervezeti egység, amelynek fő célja állomány építése és fenntartása, továbbá olyan információforrások és eszközök használatának elősegítése, amelyek a használóik tájékozódási, kutatási, oktatási, kulturális vagy rekreációs igényeit elégítik ki. Ezek a könyvtárral szembeni alapkövetelmények nem zárnak ki semmiféle, a fő célhoz képest kiegészítő további forrást és szolgáltatást. Ha a könyvtárnak egynél több funkciója van (például iskolai könyvtár és települési könyvtár), meg kell osztani a rendeltetését, és e szerint kell jelentenie az adatait. 

Nyitvatartási idő 
Egy átlagos hét azon órái, amikor a könyvtár fő szolgáltatásai (pl. tájékoztató és kölcsönző szolgálat, olvasótermek) a használók rendelkezésére állnak.

Szakkönyvtár
Önálló könyvtár, amelynek tevékenysége valamilyen tudományágra vagy az ismeretek meghatározott területére terjed ki, vagy speciális helyi érdeklődést elégít ki. A szakkönyvtár fogalma az olyan könyvtárakra terjed ki, amelyek elsősorban a használók speciális kategóriáját szolgálják, vagy amelyek meghatározott dokumentumtípussal foglalkoznak, illetve amelyeket valamilyen szervezet tart fenn saját munkájával kapcsolatos célok szolgálatára.

Szolgáltatóhely 
Nagyobb adminisztratív egység része, amely különálló helyszínen, a használók meghatározott csoportjának (pl. gyermekek, felsőoktatási karok) vagy a használók helyileg meghatározott körének nyújt szolgáltatást. Idetartoznak az intézeti, valamely szervezeti egységhez tartozó és más kapcsolódó könyvtárak.

Települési könyvtár (Közkönyvtár)
Általános könyvtár, amely valamely helyi vagy regionális közösség teljes népességét szolgálja, és amelyet általában egészben vagy részben közösségi alapokból finanszíroznak. A települési könyvtár szolgálhatja a nagyközönséget vagy a használók speciális csoportjait (pl. gyermekek, csökkentlátók, kórházi ápoltak vagy szabadságvesztésre ítéltek). Alapszolgáltatásai ingyenesek vagy támogatással kedvezményesen vehetők igénybe. Ez a meghatározás kiterjed az iskolák számára települési (köz-)könyvtári szervezet által nyújtott szolgáltatásokra is. Jelen adatközlésben minden települési könyvtár a törvény erejénél fogva nyilvánosnak számít függetlenül attól, hogy rákerült-e a Nyilvános Könyvtárak Jegyzékére vagy sem.

GYŰJTEMÉNY 

Adatbázis 
Elektronikusan tárolt adatok vagy egységként kezelt rekordok (tények, bibliográfiai adatok és szövegek) gyűjteménye közös használói felülettel (pl. táblázat), valamint az adatok keresésére és kezelésére szolgáló szoftverrel. Az adatokat vagy rekordokat általában valamely sajátos szándékkal gyűjtik, és azok egy meghatározott tárgykörrel kapcsolatosak. Az adatbázis közreadható CD-ROM-on, hajlékony lemezen vagy más, közvetlen hozzáférési módon, illetve távközlési úton vagy az interneten elérhető számítógépes fájlként. A licensz révén hozzáférhető adatbázisokat külön-külön kell számba venni, még akkor is, ha a különféle, licensz révén hozzáférhető adatbázisok ugyanazon a használói felületen érhetők el. 

Állomány 
Meghatározott típusú dokumentumok (pl. könyvek és folytatódó kiadványok, mikroformák, elektronikus folytatódó kiadványok) összessége, amelyek helyben találhatók vagy olyan, távoli forrásokban, amelyekre legalább meghatározott időszakra hozzáférési jogot szereztek. A beszámolási időszak végén kell számba venni.

Audiovizuális dokumentum
Dokumentum, amelyben a hang és/vagy a kép az elsődleges, és amelynek megtekintéséhez és/vagy hallgatásához speciális eszköz szükséges. Idetartoznak az olyan hangdokumentumok, mint a hanglemezek, hangszalagok, kazetták, audio CD-k, digitális hangfelvételek fájljai; az olyan képdokumentumok, mint a diapozitívok, írásvetítő fóliák és az olyan kombinált audiovizuális dokumentumok, mint a mozgófilmek, a videofelvételek stb. A mikroformák nem tartoznak ide.

Bekötött (tékázott) időszaki kiadvány	
Tartós megőrzés céljából beleltározott időszaki kiadvány.	

CD-hanglemez	
Hangjelek digitális rögzítésére szolgáló optikai lemez. Az audiovizuális dokumentumok közé sorolandó.

CD-ROM (Csak olvasható kompaktlemez)
Lézertechnológiára alapozott, számítógépes információtároló és -kereső eszköz, amely szövegesen és/vagy multimédia formában tartalmaz adatokat. Az elektronikus dokumentumok közé sorolandó.

Cím 
Valamely dokumentum elején található, azt azonosító és általában a többitől megkülönböztető szó vagy szavak sora. Mérési célokra a “cím” olyan dokumentumot jelöl meg, amely megkülönböztető címmel ellátott különálló egység, akár egy, akár több fizikai egységben adták közre, figyelmen kívül hagyva a dokumentumból az adott könyvtárban található példányok számát.

Digitális dokumentum 
Meghatározott tartalmú információs egység, amelyet maga a könyvtár digitalizált, vagy amelyet digitális formában szerzett be gyűjteménye részeként. Idetartoznak az eKönyvek, elektronikus szabadalmi dokumentumok, a hálózaton hozzáférhető audiovizuális dokumentumok és más digitális dokumentumok, mint pl. jelentések, kartográfiai és zenei dokumentumok, előnyomatok stb. Nem tartoznak ide az adatbázisok és az elektronikus folytatódó kiadványok.

Dokumentum	
A könyvtár által állományba vett, alap- és kiegészítő feladatai ellátásához szükséges tudományos, oktatási, művészeti, közművelődési vagy történeti értékű könyv, időszaki kiadvány, egyéb kiadvány, illetőleg minden szöveg-, kép-, adat- és hangrögzítés, beleértve a könyvtár állományába vett elektronikus dokumentumot is, kivéve az Ltv. hatálya alá tartozó, irattári jellegű levéltári anyagnak minősülő dokumentumot. 	

DVD (Digitális video lemez)
Sokoldalú, a CD-ROM-nál hatszor-hétszer nagyobb kapacitású optikai lemez. Elsősorban MPEG tömörítésű filmek terjesztésére szolgál, és a CD-ROM-hoz hasonlóan multimédia és adattárolási feladatokra is használható. Hasonlóan a CD-hez, a DVD-nek is különböző fajtái vannak. DVD-E (törölhető és újraírható), DVD-R (egyszeri felvételre alkalmas), DVD-ROM (csak olvasható/nézhető). Az elektronikus dokumentumok közé sorolandó.

Elektronikus dokumentum	
A csak számítógéppel olvasható (mágneslemezen, CD-ROM-on, vagy egyéb digitális formában megjelenő) dokumentum, beleértve azt a szoftvert is, mely az elektronikus dokumentum része, illetve annak használatához szükséges. Idetartozik a speciális készülékkel (eKönyv-olvasó, DVD-lejátszó) olvasható dokumentum is.

Elektronikus könyv (eKönyv)
Licensz alapján vagy a nélkül használható digitális dokumentum, amelyben a kereshető szöveg van túlsúlyban, és amely a nyomtatott könyv (monográfia) megfelelőjének tekinthető. Az eKönyvek használata sok esetben e célra rendelt eszköztől és/vagy speciális olvasókészüléktől vagy megjelenítő szoftvertől függ. Az eKönyvek vagy hordozható eszközökön (eKönyv-olvasók) vagy tartalmuknak korlátozott időre a használók személyi számítógépére való átvitelével kölcsönözhetők. Idetartoznak az elektronikus formájú doktori disszertációk is.

Fizikai egység 
Fizikailag összetartozó dokumentumegység, beleértve annak minden védőeszközét, amely más dokumentumegységektől függetlenül szabadon mozgatható. Az összetartozás például kötéssel vagy közös tokba helyezéssel érhető el. Nyomtatott dokumentumok esetében a “kötet” kifejezést használják a fizikai egységre (lásd még ott!).

Floppy	
Mágneses adattároló eszköz, amely egy vékony hajlékony lemezből és általában az azt körülvevő külső védőtokból áll. Az elektronikus dokumentumok közé sorolandó.

Grafikus dokumentum 
Nyomtatott dokumentum, amelynek legfőbb jellemzője a képi ábrázolás. Inkább képi, mint nyelvi, zenei vagy térképészeti formájú dokumentum. Idetartoznak a művészi nyomatok, az eredeti műalkotások, a műalkotások reprodukciói, a fényképek, a plakátok, a tanulmányi célú nyomatok, a próbanyomatok, a műszaki rajzok stb., de nem tartoznak ide a könyvformájú vagy a mikroformájú, az audiovizuális és az elektronikus formájú grafikus ábrázolások. Az egyéb dokumentumok közé sorolandó.

Gyarapodás (A tárgyévben leltárba vett állomány)
Valamely gyűjteményhez a beszámolási időszakban hozzáadott dokumentum vagy tétel. A gyarapodás történhet például vétel, licensz, köteles példány, ajándékozás vagy csere útján.

Időleges megőrzésre beszerzett dokumentumok	
A könyvtár által átmeneti időtartamra (legfeljebb 3 évre) beszerzett dokumentumok.

Kartográfiai dokumentum 
Térben és időben elhelyezhető konkrét vagy elvont jelenségek konvenciók szerinti megjelenítése kicsinyített formában. Idetartoznak az olyan dokumentumok, mint a két- és háromdimenziós térképek, a földgömbök, felülnézeti rajzok, topográfiai modellek, domborműves térképek és geodéziai légitérképek, de nem tartoznak ide az atlaszok és az összes egyéb könyv-, mikro-, audiovizuális és elektronikus formájú kartográfiai dokumentumok. Az egyéb dokumentumok közé sorolandó.

Kézirat 
Kézzel vagy géppel írott eredeti dokumentum. A kötetekbe kötött és egyéb egységeket (töredékeket, tekercseket, szerzői kéziratokat stb.) külön lehet számba venni. Az egyéb dokumentumok közé sorolandó.

Kivonás 
A tárgyévben a leltárból törölt állomány
A beszámolási időszakban az állományvól kivont dokumentum vagy tétel. A kivonás történhet például selejtezéssel, átadással, vagy elektronikus dokumentumok esetén a fájlok közül való törléssel vagy a licensz felmondásával.

Könyv 
Nem folytatódó, nyomtatott, kötetformájú dokumentum.

Kötet 
Nyomtatott dokumentum fizikai egysége, amely egy borítón belüli meghatározott számú lapot tartalmaz, és önmagában egész vagy egy csoport egy részét alkotja.

Kurrens időszaki kiadvány (Folytatódó kiadvány)
A könyvtárba olvasói használatra a tárgyévben járatott időszakos rendszerességgel megjelenő kiadvány (hírlap, újság, napi-, heti- vagy havilap, folyóirat stb.).

Letétbe adott állomány	
A könyvtár állomány-nyilvántartásában szereplő, de meghatározott időre más könyvtár részére kihelyezett állományrész.	

Letétbe kapott állomány	
A könyvtár állomány-nyilvántartásában nem szereplő, meghatározott időre más könyvtárból kihelyezett állományrész.	

Mikroforma 
Fényképezett dokumentum, amelynek használatához nagyításra van szükség. Idetartoznak a mikrofilmlapok és a mikrofilmek. A diapozitívokat és hasonló dokumentumokat audiovizuális dokumentumként veszik számba. Tartalmától függően kell besorolni.

Multimédia-dokumentum 
Különféle információhordozó eszközöket, szöveget, grafikus ábrázolásokat, fényképeket, video- és hangdokumentumokat digitális formában egyesítő dokumentum. Az elektronikus dokumentumok közé sorolandó.

Nyomtatott zenei dokumentum 
Dokumentum, amelynek lényegi tartalma zene megjelenítése, rendszerint hangjegyekkel. Állhat lapokból vagy lehet kötet formájú. Jellemzően a kották tartoznak ide. Az egyéb dokumentumok közé sorolandó.

Szabadalmi dokumentum 
Kormányzati dokumentum, amely a hozzá tartozó dokumentációval együtt kizárólagos jogot biztosít a feltalálónak találmánya használatára vagy használati jogának átengedésére. Az egyéb dokumentumok közé sorolandó.

HASZNÁLAT

Érvényes regisztrációval rendelkező használó 
Az a könyvtárhasználó, akinek adatait a könyvtár nyilvántartásba vette, és ennek alapján használhatja a könyvtár szolgáltatásai egy részét vagy egészét. A regisztráció érvényességi ideje általában 12 hó vagy egy naptári év a könyvtár használati szabályzatának megfelelően; ezért ez az adat NEM a tárgyév december 31-ei állapotot tükrözi, hanem mindenkit tartalmaz, aki a tárgyévnek akár egy napján (pl. január 5-én) érvényes regisztrációval rendelkezett (a regisztrált napijegyeseket is).    

Használat
Könyvtári szolgáltatás igénybe vétele személyesen (a használó saját vagy megbízottja személyében) vagy telekommunikációs eszköz révén; függetlenül attól, hogy a használó érvényes regisztrációval rendelkezik-e vagy sem. Egy épületen (egy telephelyen) belül az elkülönített részlegek (pl. zenei, gyermekrészleg) felkeresése csak egy használatnak számít, kivéve, ha a használati szabályzatnak megfelelően a részlegek, fiókok külön regisztrálják a használatok számát. A könyvtár ismételt fölkeresése újabb használatnak számít. Nem számít ide a könyvtárbani rendezvények (kiállítás, előadás) közönsége, sem a csoportos vezetésben részt vevő személyek száma, ha nem vesznek igénybe könyvtári szolgáltatást. Ha a használatok számát nem lehet megállapítani, a látogatások (ld. ott!) számát kell megadni vagy megbecsülni. A belépésszámlálóval fölszerelt könyvtárak vegyék figyelembe a kilépéseket, a személyzet mozgását, valamint az átfedéseket.

Helyben használt dokumentum	
Regisztrálatlan (becsült vagy más módszerrel megállapított számú) kérőlapon kikért vagy bármely más módon regisztrált dokumentum, melyet az olvasó a könyvtárban használ. 

Helyben kölcsönzés 
Dokumentum átadása, általában zárt hozzáférésű helyről a könyvtár helyiségeiben való használatra. A helyben használat részeként kell regisztrálni.

Hosszabbítás 
Valamely dokumentum kölcsönzési időtartamának szándékolt kiterjesztése a használó kezdeményezésére. Kölcsönzési aktusként tartandó számon. Nem tartozik ide a használó beavatkozása nélküli, a könyvtári rendszer által generált automatikus hosszabbítás.

Kölcsönzés 
Valamely dokumentum közvetlen kölcsönzése vagy küldése nem elektronikus formában (pl. könyv), valamely elektronikus dokumentumé anyagi hordozón (pl. CD-ROM) vagy más eszközön (pl. eKönyv-olvasón), vagy valamely elektronikus dokumentum továbbítása a használónak, korlátozott időtartamra (pl. eKönyv).  A kölcsönzés magában foglalja a használók által kért hosszabbításokat, az eredeti dokumentum helyett másolatok szolgáltatását, valamint a könyvtári személyzet által a használó céljaira kinyomtatott elektronikus dokumentumokat. Idetartozik a dokumentumok kölcsönzése eredeti fizikai formájukban a távoli használóknak. A dokumentumok elektronikus formában történő közvetítése nem tartozik ide. Így nem számít kölcsönzésnek a dokumentum virtuális helyének – Magyar Elektronikus Könyvtár stb. – megadása. 

Könyvtárközi kölcsönzés
Valamely dokumentumnak vagy részének kölcsönzése eredeti fizikai formájában, vagy küldése másolat formájában egyik könyvtárból egy másik, vele nem azonos irányítás alatt álló könyvtárba. A dokumentumok elektronikus formában történő közvetítése nem tartozik ide.

Kölcsönzött dokumentum
A könyvtáron kívüli használatra átadott dokumentum vagy annak a könyvtár által készített és állományba vett nyomtatott vagy elektronikus másolata. A másolatok esetében nem a másolt oldalak, hanem a másolt dokumentumok számítanak. Újabb kölcsönzésnek számít a kölcsönzési határidő meghosszabbítása (ld. ott!). Nem tartozik ide a használó beavatkozása nélküli, a könyvtári rendszer által generált automatikus hosszabbítás. A visszahozott dokumentum – holott a számítógépes kölcsönzésben tranzakció tárgya – nem számít kölcsönzött dokumentumnak.

Közvetlen használat 
A könyvtár helyiségein belüli használatra az olvasó által a szabadpolcról levett dokumentumok. A közvetlen használathoz tartozik a szabadpolcon való böngészés abban az értelemben, hogy az kiterjed a tartalom rövid vizsgálatára is; de nem tartozik ide, ha a szabadpolcon kiválasztás céljából csak áttekintik a címeket. A helybenhasználat részeként kell regisztrálni.

Látogatás 
A használó belépése a könyvtárba.

Párhuzamos regisztráció
Egy könyvtáron belüli, a részlegek, fiókok általi külön használóregisztráció (ha ezt a használati szabályzat megengedi). 

Referensz kérdés (Információkérés)
Információs kapcsolat, amely során a könyvtár munkatársai egy vagy több információforrást ismernek és használnak (mint például nyomtatott és nem nyomtatott dokumentumokat, géppel olvasható adatbázisokat, a könyvtár saját katalógusait és más intézmények katalógusait). Az információ magában foglalhat ajánlásokat, értelmezéseket vagy útbaigazítást az ilyen források használatára. Az információ kérhető személyesen vagy telefonon, hagyományos levélben, faxon, illetve elektronikus eszközök használatával (e-mail, a könyvtár webterülete vagy más hálózati kommunikációs eszközök útján). Fontos, hogy a könyvtárak ne sorolják ide az eligazítást kérő vagy adminisztratív jellegű kérdéseket, pl. a személyzet vagy az eszközök elhelyezésére, a nyitvatartási időre, a berendezésekre, pl. olvasói nyomtatók, számítógép-terminálok kezelésére vonatkozókat. Nem sorolhatók ide azok a kérdések sem, amelyek bibliográfiailag már azonosított állományegységek elhelyezésére vonatkoznak.

Regisztrálatlan helyben használt dokumentum
Közvetlenül használt dokumentum. Számának megállapítása becsléssel, visszaosztáskor, mintavétellel, a használók meginterjúvolásával vagy más módon történhetik. 

Regisztrált helyben használt dokumentum
Kérőlapon vagy más módon regisztrált helyben használt dokumentum. 

Személyes használat
A használó saját vagy megbízottja személyében betérve használja a könyvtárat. Személyes használatkor a könyvtár ismételt felkeresése újabb használatnak számít.

Távhasználat
Telekommunikációs eszköz (telefon, fax, e-mail, külső hálózat, pl. Internet) általi használat. 

Virtuális látogatás
Belépés a könyvtár webterületére annak használata céljából a könyvtáron kívülről, függetlenül a megtekintett oldalak vagy elemek számától.

BEVÉTEL ÉS KIADÁS

Állománygyarapításra fordított összeg
A tárgyévben leltárba vett állomány beszerzésére költött összeg. Tartalmazza a nyomtatott és nem nyomtatott (elektronikus) dokumentumok, a nem folytatódó (pl. könyv) és folytatódó (időszaki) kiadványok árát, előfizetését.

Bevétel
A könyvtár kiadásait fedező forrás. Legfőbb elemei a fenntartói finanszírozás, a pályázaton elnyert támogatás és a könyvtár funkcionális működése során befolyt összeg. Statisztikai közlésekor a helyi és országos értékesítési/beszerzési adókat (pl. áfát) be kell számítani. 

Kiadás
A könyvtár működtetése vagy beruházás során felmerülő kiadás. A működési kiadás a személyzetre, valamint a rendszeresen használt és pótolt eszközökre fordított pénz. Idetartozik az alkalmazottakra, bérleti díjakra, állománygyarapításra és licenszekre, köttetésre, számítógép-hálózatra (működésére és karbantartására), távközlésre, épület-karbantartásra stb.-re fordított kiadás. Ez “folyó” vagy “ismétlődő” kiadásnak is nevezhető. A beruházási kiadás: az a kiadás, amelyet állóeszközök beszerzésére vagy értékük növelésére fordítottak. Idetartozik az építési telkekre, új épületekre és épületek bővítésére, bútorzatra, berendezésekre, számítógép-rendszerekre (hardverre és szoftverre) és egyebekre fordított kiadás. Azok a könyvtárak, amelyek az áfát visszaigénylik, vagy valamilyen formában visszakapják, a nettó összeget, a többiek a bruttó összeget tüntetik fel. 

SZEMÉLYZET

Egyéb alkalmazott 
Minden könyvtári alkalmazott, aki nem könyvtárosi munkát végez, hanem biztonsági vagy fenntartási feladatokat lát el, mint például a takarítók, a portások, a karbantartó vagy az ellátó személyzet tagjai.

Felsőfokú szakirányú képesítés	
Könyvtáros, informatikus egyetemi vagy főiskolai oklevél.	

Könyvtári személyzet (Könyvtári alkalmazott)
A könyvtárban dolgozó személy, aki fizetést kap.

Könyvtáros (Szakképzett munkatárs)
A könyvtárban alkalmazott olyan személy, aki könyvtáros és/vagy információtudományi képzésben részesült, és akinek munkaköre szakmai képzettséget igényel.